Wie geht das?

Meeting & Sitzungen bei den IPP HOTELS in Coronazeiten

Nach der plötzlichen Hotelschließung  Mitte März, waren auch persönliche Treffen untersagt und trotzdem haben wir die Kommunikation gut aufrecht erhalten.

Grundsätzlich liegen unsere Daten & Programme in Wien in einer hochgesicherten Serverfarm. Die Hoteldirektionen sind mit Laptops ausgestattet und können nur mit einer Internetverbindung „im Büro“ von überall mit allen Daten und auch auf dem Hotelbuchungsprogramm Fidelio arbeiten. Jeder hat ein Diensttelefon und Rufumleitungen sind möglich. Somit waren wir alle für das s.g. „Homeoffice“ eingerichtet und es war für uns keine Überraschung.

Unser EDV Betreuer EDV Himmelbauer/Retz hat uns als Meeting-Programm im Internet „Zoom“ empfohlen – Kosten ca. EU 20,- pro Monat für die Gruppe. Das läuft am Mobiltelefon und am Laptop. Eine Person ist der Einlader, sg. „Host“ – in unserem Falle war das Markus Hann. Er erstellt im Zoomkalender ein Meeting mit Datum und Uhrzeit und schickt über das Mailprogramm Outlook die Einladung mit Passwort an die teilnehmenden Personen. Alle müssen sich das Zoom-Programm heruntergeladen haben. Anfänglich ging es um technische Einstellungen wie Bild und Ton oder wer gerade sprechen darf. So fand das erste gemeinsame Webmeeting am 31.03.2020 (Foto) statt 😊 Bei wöchentlich wiederkehrenden Meetings wurden wir fast schon Webmeeting-Profis, sogar Präsentationen konnten wir über die Funktion „Bildschirm teilen“ herzeigen. Natürlich gab es auch Hoppalas, da es anfangs Neuland für uns war: Passt der Hintergrund zuhause, bin ich eh nicht zu leger gekleidet, ist mein Hund unterm Tisch still, darf ich auf der Terrasse sitzen und während des Meetings rauchen,…

Trotzdem braucht es persönlichen Kontakt und so besprachen wir bei viel Platz im Althof Retz Ende April die Wiedereröffnungsdetails für die Hotels.

Web-Meetings ergänzen seither unsere Meetinglandschaft und ersetzen zu 1/3 persönliche Meetings (die nie verschwinden werden). Wir fahren weniger Kilometer mit dem Auto und schonen die Umwelt. Wir haben keine weite Anfahrt und sparen so wertvolle Zeit. Wir sind aber nicht weniger produktiv!

So findet über Zoom bereits im Sommer die erste Ergebnisabsprache statt, im Herbst das erste Front- Office ManagerInnentreffen online und im November das erste Verwaltungsmeeting.

I.P.P. steht nicht nur bei den Gästen für individuell-persönlich-professionell, sondern ist auch unser Anspruch an das neue, zeitgemäße, interne Arbeiten.